Die Lohn- und Personalabrechnung befindet sich aktuell im Wandel. Unterschiedliche Trends wie etwa Remote Work, der aktuelle Fachkräftemangel oder die Vorgaben der DSGVO in Bezug auf den Datenschutz beeinflussen derzeit die Arbeit von Lohnprofis massiv. Das Problem: Kaum jemand hat im Tagesgeschäft Zeit, sich mit diesen Trends zu beschäftigen. Dabei wäre genau das der Schlüssel, um die Prozesse in der Lohnabrechnung zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Die Lösung: PlayCards mit Wissens-Snippets zu den besten Zukunfts-Strategien in der Lohnverrechnung.

Es ist wichtig, die Säge zu schärfen

In seinem Buch „Die 7 Wege zur Effektivität“ verwendet der Autor Stephen R. Coveys die Metapher „Die Säge schärfen“:

Ein Mann entdeckt im Wald einen Holzfäller, der erschöpft an einem Baumstamm arbeitet. Der Mann nähert sich und merkt, dass die Säge des Holzfällers stumpf ist. Er schlägt vor, sie zu schärfen. Der Holzfäller lehnt ab und sagt: „Ich habe keine Zeit zum Schärfen, ich muss sägen!“

Diese Metapher soll verdeutlichen, wie wichtig es ist, regelmäßig in die eigene persönliche und berufliche Weiterentwicklung zu investieren, um langfristig erfolgreich und effektiv zu sein.

Auch in der Lohnverrechnung ist es wichtig, regelmäßig nach den wichtigsten Trends Ausschau zu halten, um die Entwicklung nicht zu verschlafen und alle Möglichkeiten der Digitalisierung und Prozessoptimierung zu nutzen.

Um auf dem neuesten Stand zu bleiben, empfiehlt es sich für jeden Experten im Lohnwesen, regelmäßig einen Termin im Kalender zu blockieren, der ausschließlich den neuesten Trends in der Personalabrechnung und den damit verbundenen Chancen im Unternehmenskontext gewidmet ist.

Zu den sechs wichtigsten Trends für Lohnabrechner gehört unter anderem die Automatisierung. Das Ziel dabei ist es, wiederkehrende Aufgaben weitestgehend von IT-Systemen erledigen zu lassen.

Mit Digitalisierung und Prozessoptimierung 19 Arbeitstage im Jahr sparen

Wie einfach und schnell sich in der Lohnabrechnung Prozesse optimieren lassen, zeigt die Digitalisierung des Urlaubsantrags-Prozesses.

Durch die Implementierung einer integrierten HR-Software können Mitarbeiter, Führungskräfte und die Personalabteilung einen Urlaubsantrag in nur fünf Minuten bearbeiten. Im Vergleich zu den ursprünglichen 20 Minuten Bearbeitungsdauer bei einem papierbasierten Antrag entspricht dies einer Zeitersparnis von 75 Prozent:

• Die Mitarbeiter benötigen lediglich ein bis zwei Minuten, um ihre Anträge digital einzureichen.
• Die Führungskräfte können den Urlaub mit Leichtigkeit durch einige wenige Klicks prüfen und genehmigen.
• Die Software erfasst die Urlaubszeiten automatisch und aktualisiert sie im Kalender, Urlaubskonto und in der Lohnabrechnung.
• Die Personalfachkräfte investieren keinerlei Zeit in diesen Prozess.

Wie sich damit insgesamt 19 Arbeitstage pro Jahr einsparen lassen, ist auf den kostenlos downloadbaren PlayCards mit den aktuellen Trends in der Personalabrechnung nachzulesen.

Die Berechnung der Zeitersparnis basiert auf einem Beispiel eines Unternehmens mit 100 Mitarbeitern. Dabei wird davon ausgegangen, dass jeder Mitarbeiter jährlich durchschnittlich sechs Urlaubsanträge und -änderungen mit einem Zeitaufwand von 15 Minuten erstellt.

Durch die Digitalisierung lassen sich so pro Jahr 90 Minuten (sechs Anträge zu je 15 Minuten) einsparen. Bei 100 Mitarbeitern ergibt das insgesamt 9.000 Minuten. Das entspricht in etwa 19 Arbeitstagen pro Jahr.

Mit Green Economy zu einem positiven Unternehmens-Image

Ein grünes Image wird für die Unternehmen heutzutage immer wichtiger. Laut einer Studie der Königsteiner Gruppe aus dem Jahr 2020 achten mittlerweile 62 Prozent der Arbeitnehmer in Deutschland auf die Haltung ihres Arbeitgebers zum Thema Umweltschutz. Sie durchschauen dabei sehr schnell, wenn es sich bei den gesetzten Aktivitäten lediglich um Greenwashing handelt.

In den meisten Unternehmen fungiert die HR-Abteilung als Bindeglied zu sämtlichen Mitarbeitern im Betrieb. Daher ist es besonders bedeutend, an dieser Stelle eine Vorreiterrolle einzunehmen. Nachhaltiges Verhalten, wie etwa die Reduzierung des Papierverbrauchs, vermittelt ein bedeutsames Zeichen an die gesamte Belegschaft.

Die beste Möglichkeit, um in der Lohnabrechnung das Thema Green Economy in Angriff zu nehmen, bieten vor allem digitale Personalakten, eine automatisierte Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung sowie ein Cloud-Portal für digitale Lohn- und Gehaltsdokumente.

Durch den Verzicht auf den Ausdruck und den postalischen Versand von Lohnabrechnungen verbessert ein Unternehmen nicht nur seine Umweltbilanz erheblich, sondern kann auch beträchtliche Einsparungen bei Papier und Porto erzielen. In einem Unternehmen mit 350 Mitarbeitern könnten auf diese Weise jährlich 4.200 Blatt Papier, ebenso viele Briefumschläge sowie mehr als 3.500 Euro an Portokosten eingespart werden.

Wichtiger Zusatznutzen: Mit der digitalen Zustellung der Lohndokumente sparen Unternehmen zusätzlich im Schnitt auch noch 2,5 Arbeitstage pro Jahr. Maschinelle Intelligenz wird die Zukunft der Arbeit deutlich verändern und dafür sorgen, dass sich noch wesentlich mehr Arbeitsabläufe automatisieren und Prozesse deutlich optimieren lassen.